Buenas Prácticas en Acreditación: La Experiencia de CSA GROUP TESTING & CERTIFICATION INC para alcanzar Cero No Conformidades

En el Ente Costarricense de Acreditación (ECA), promovemos la mejora continua y el intercambio de conocimientos entre los Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) acreditados. En esta ocasión, el Organismo de Certificación de Producto CSA GROUP TESTING & CERTIFICATION INC, nos comparte cómo han logrado mantener un sistema de gestión maduro, estructurado y operativamente activo, alcanzando Cero No Conformidades en su proceso de reevaluación.

1. Gestión del Sistema: ¿Qué controles o procesos internos de su sistema de gestión consideran que fueron determinantes para asegurar la conformidad técnica durante este ciclo de acreditación?

Uno de los puntos principales que fortalecemos día a día es el tema de auditorías internas y auditorías técnicas. Esto nos permite asegurar y demostrar cumplimiento con todos los requisitos y lineamientos de acreditación establecidos en las guías ISO/IEC, así como establecer controles en nuestros procesos y flujos de trabajo acorde con los requisitos establecidos, ya sea por temas regulatorios o de acreditación.

De igual forma, nos ayudan a mantener una operación sólida y consistente que garantice que los resultados emitidos como Organismo de Evaluación de la Conformidad acreditado sean transparentes y veraces, así como identificar áreas de mejora, establecer planes de acción para mitigar riesgos o posibles hallazgos durante auditorías externas. Igualmente, el mantener la competencia técnica del personal, a través de la capacitación continua, es uno de los pilares para poder identificar, desarrollar, acreditar y operar programas de certificación de una manera sólida.

El obtener la acreditación es un gran logro, pero el mantener una operación consistente sin desviaciones es uno de los retos principales.

2. Cultura de Calidad: Más allá de la documentación, ¿qué prácticas o hábitos diarios en su equipo técnico facilitan el mantenimiento de los estándares de acreditación?

Siempre estamos enfocados en la mejora de los procesos. Buscamos identificar de qué forma podemos hacer el trabajo y los procesos más eficientes, sin descuidar el aspecto técnico durante el camino. Esto nos ha llevado a desarrollar una cultura de calidad operativa y práctica, donde los requisitos del SGC se convierten más en hábitos cotidianos y no únicamente en actividades previas a una auditoría.

Para llegar a ello, nos aseguramos de que cada persona que se involucre en el proceso de certificación cuente con las calificaciones requeridas para poder llevar las actividades de manera óptima y cuente con la competencia para cada una de las etapas de evaluación y toma de decisión. Se desarrolla un criterio en el personal para reportar resultados basado en evidencia clara, transparente y sostenible, evitando cualquier conflicto de interés que permita detectar y reportar cualquier problema o situación que se presente durante cualquier etapa del proceso de certificación y/o acreditación. Igualmente, la estructura operativa permite escalar cualquier duda o situación técnica fuera de lo habitual que tenga el personal operativo, para que sea revisada por personal con la competencia técnica suficiente o el comité de certificación, según sea el caso.

Es por ello la importancia de mantener y llevar a cabo auditorías técnicas de forma regular para asegurar el cumplimiento y competencia técnica del personal, como se mencionaba anteriormente.

3. Sostenibilidad: Desde su experiencia, ¿cómo aseguran que la conformidad sea una constante operativa y no solo un esfuerzo puntual previo a la evaluación del ECA?

Consideramos que la clave no es prepararse para la auditoría, sino operar todos los días como si la auditoría pudiera iniciar mañana. Es importante pasar de una cultura de “preparación para auditorías” a una cultura de “evidencia continua”, la cual se puede ir gestionando con controles y revisiones periódicas. Esto nos ayuda a fortalecer otros aspectos relevantes como los objetivos de la calidad y las revisiones por la dirección. Cualquier desviación identificada, posible riesgo o área de oportunidad, se trata con la importancia que amerita, estableciendo acciones correctivas y preventivas que nos ayuden a fortalecer y mantener la competencia técnica del personal y el SGC.

4. Perspectiva Técnica: ¿Qué recomendación daría a otros organismos para fortalecer la detección temprana de posibles desviaciones en sus procesos?

Establecer objetivos claros, con indicadores, apoyados de controles que permitan detectar cualquier desviación durante cualquier etapa del proceso. La detección temprana mejora significativamente cuando buscamos áreas de oportunidad, antes de que aparezcan desviaciones o mejor conocidas como no conformidades durante auditorías externas.

Es importante mencionar que todo modelo, proceso y sistema es perfectible, por lo que un análisis constante y detección de mejoras es importante para mantener procesos sanos y funcionales. En caso de cualquier detección o desviación, es crucial hacer el análisis de causa raíz correspondiente y darle la debida importancia para saber el origen del suceso y atenderlo de manera oportuna, mitigando cualquier riesgo o desviación en un futuro.

Alcance de Acreditación

Su alcance de acreditación cuenta con las siguientes actividades acreditadas:

Fabricación de Material y Equipo Eléctrico (Aplicable a aparatos domésticos):