Buenas Prácticas en Acreditación: La Experiencia de INDOCAL para alcanzar Cero No Conformidades

En el Ente Costarricense de Acreditación (ECA), promovemos la mejora continua y el intercambio de conocimientos entre los Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) acreditados. En esta ocasión, el Laboratorio de Calibración INDOCAL, nos comparte cómo han logrado mantener un sistema de gestión maduro, estructurado y operativamente activo, alcanzando Cero No Conformidades en su proceso de reevaluación.

Gestión del Sistema ¿Qué controles o procesos internos de su sistema de gestión consideran que fueron determinantes para asegurar la conformidad técnica durante este ciclo de acreditación?

Se considera que el elemento determinante ha sido la consolidación de un enfoque preventivo, sustentado en cuatro pilares fundamentales de control metrológico y gestión de la calidad:

• Formación, Competencia y Calidad en la Fuente: El elemento más importante dentro de nuestro sistema ha sido el fortalecimiento continuo de las competencias técnicas y del conocimiento integral del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) por parte del personal. Hemos adoptado con éxito la metodología de Calidad en la Fuente (Quality at the Source) proveniente del Lean Manufacturing, lo que ha empoderado a cada colaborador al otorgarle la responsabilidad y la autoridad técnica de asegurar la conformidad en su propia estación de trabajo. Cada colaborador es consciente de que lo que se evalúa es el proceso y de que este debe mejorarse continuamente. Asimismo, el personal comprende el significado del SGC como una herramienta para asegurar la calidad, gestionar riesgos, identificar oportunidades de mejora y sostener la confiabilidad del servicio. En ese contexto, se ha fortalecido la conciencia sobre el riesgo continuo presente en cada servicio, así como sobre las oportunidades de mejora asociadas a cada intervención. Esto incluye la variabilidad de las condiciones de operación, la necesidad de mantener la trazabilidad y la estandarización en todo momento, y la oportunidad de reforzar la capacidad de respuesta, la cercanía con el usuario y la mejora continua del proceso. Consideramos que un equipo técnicamente competente, respaldado por un SGC robusto y consciente de los riesgos asociados a cada proceso, tiene la capacidad de actuar de manera preventiva y no reactiva. La formación no se limita únicamente al dominio de los métodos de calibración, sino también a la comprensión del propósito de cada control, la interpretación técnica de los requisitos normativos y la identificación temprana de posibles desviaciones antes de que impacten la validez de los resultados.
• Aseguramiento de la Validez de los Resultados: Aplicamos un esquema de seguimiento continuo basado en control estadístico de procesos (SPC), complementado con la participación en ensayos de aptitud, comparaciones interlaboratorios, muestras ciegas y ensayos de comparación intralaboratorio. El uso sistemático de patrones de control internos y gráficos de tendencia nos permite detectar de forma temprana desviaciones, derivas y comportamientos atípicos, antes de que generen incumplimientos técnicos o resultados no conformes.

• Garantía de la Trazabilidad Metrológica: Mantenemos un programa riguroso de calibraciones con laboratorios acreditados de mayor jerarquía metrológica, respaldado por verificaciones intermedias periódicas de todos los patrones de referencia y de trabajo. Este esquema asegura que la incertidumbre de medición permanezca permanentemente bajo control y dentro de los límites declarados por el laboratorio.
• Auditorías Internas de Alto Valor Técnico: Evolucionamos el enfoque tradicional de auditoría interna, dejando de verla únicamente como un requisito normativo. Diseñamos evaluaciones internas de alta exigencia técnica, ejecutadas por auditores con competencias reales en las magnitudes evaluadas, capaces de someter el sistema a escenarios críticos, revisar en profundidad los cálculos de incertidumbre y analizar la correcta ejecución de los métodos antes de las evaluaciones externas. El objetivo no es únicamente identificar no conformidades, sino también analizar escenarios extremos y condiciones potenciales de falla dentro de las posibilidades operativas del sistema.

Cultura de Calidad. Más allá de la documentación, ¿Qué prácticas o hábitos diarios en su equipo técnico facilitan el mantenimiento de los estándares de acreditación?

La documentación establece el marco de referencia; no obstante, es la cultura de calidad la que sostiene la confiabilidad operativa del sistema. A partir de la adopción de la filosofía de Calidad en la Fuente y de las directrices del Sistema de Gestión de la Calidad, se han consolidado en el equipo técnico los siguientes hábitos prioritarios:

• Verificación Técnica al Inicio de la Jornada: El personal técnico ha incorporado como práctica rutinaria la revisión de las condiciones ambientales del laboratorio (temperatura, humedad y estabilidad de los sistemas), así como la verificación funcional y de control de los patrones antes de iniciar cualquier proceso de calibración. La disciplina técnica comienza precisamente en esos primeros minutos de trabajo.
• Cultura de Transparencia y Autocontrol Operativo: Fomentamos un entorno de confianza y seguridad técnica donde el empoderamiento derivado de la Calidad en la Fuente permite que cualquier anomalía, dato atípico o «casi-incidente» sea detectado y contenido de forma inmediata por el propio analista, sin temor a represalias. Consideramos que detener un proceso para asegurar la exactitud metrológica constituye un indicador de madurez del sistema y una muestra de integridad profesional.
• Socialización Técnica y Lecciones Aprendidas: Realizamos reuniones de alineación técnica para discutir criterios normativos, cambios metodológicos, interpretaciones técnicas o situaciones observadas. Esto permite mantener vivos los criterios de acreditación, lograr la unificación de criterios metrológicos y de cumplimiento, así como convertirlos en parte del lenguaje cotidiano del equipo.
• Formación Continua y Conciencia del Riesgo: Promovemos constantemente la actualización técnica y la comprensión del SGC como una herramienta de gestión y prevención, no únicamente como un requisito documental. El personal comprende que cada registro, verificación y control tiene un impacto directo sobre la confiabilidad metrológica y la toma de decisiones técnicas.

Sostenibilidad Desde su experiencia, ¿cómo aseguran que la conformidad sea una constante operativa y no solo un esfuerzo puntual previo a la evaluación del ECA?

Para la organización, la conformidad no constituye un evento puntual ni una preparación previa a la evaluación externa; representa, por el contrario, un estándar permanente de operación. Este enfoque se sostiene mediante los siguientes elementos:

• Integración de Indicadores de Calidad y Desempeño: Los objetivos de cumplimiento técnico están totalmente integrados a los indicadores operativos de la institución. La productividad no se concibe separada de la calidad metrológica; ambos elementos son gestionados de forma conjunta bajo criterios de desempeño técnico.
• Supervisión y Evaluación Escalonada: En lugar de concentrar las revisiones en un único periodo anual, ejecutamos evaluaciones parciales programadas mensuales y trimestrales de registros técnicos, certificados emitidos, gestión de riesgos y mantenimiento de competencias del personal, incluyendo supervisiones testificadas en campo y laboratorio.
• Estandarización y Automatización de Procesos: Reducimos al mínimo la dependencia de acciones manuales o de la memoria operativa mediante el uso de hojas de cálculo validadas y protegidas para la ejecución de métodos de calibración, así como sistemas automáticos de alerta para recalibraciones, mantenimientos y seguimientos metrológicos. Esto garantiza uniformidad técnica y repetibilidad en todos los procesos durante todo el año. Asimismo, hacemos uso de inteligencia artificial para la revisión documental automatizada y priorizamos estratégicamente el uso de software libre y de código abierto. Un ejemplo de ello ha sido la migración de entornos tradicionales como Minitab hacia JASP el potente paquete estadístico desarrollado por la Universidad de Ámsterdam, optimizando la agilidad y profundidad en el análisis de nuestros datos de control.

Perspectiva Técnica ¿Qué recomendación daría a otros organismos para fortalecer la detección temprana de posibles desviaciones en sus procesos?

La principal recomendación consiste en fortalecer la competencia técnica del personal, el conocimiento aplicado del Sistema de Gestión de la Calidad y la capacidad de análisis estadístico de datos desde el nivel operativo.

En términos institucionales, un sistema de gestión adquiere un carácter verdaderamente preventivo cuando incorpora la Calidad en la Fuente; es decir, cuando el personal operativo comprende el fundamento técnico de los controles, cuenta con el nivel de empoderamiento requerido y posee la capacidad de identificar y contener riesgos antes de que estos deriven en no conformidades.

No resulta recomendable esperar la ocurrencia de un resultado no conforme en una comparación interlaboratorios o la recepción de una reclamación para iniciar acciones correctivas. La vigilancia continua de tendencias permite anticipar riesgos antes de que estos afecten la validez de las mediciones.

Se recomienda implementar herramientas de control estadístico para evaluar la estabilidad de los patrones de trabajo y el comportamiento de los procesos de calibración. El análisis de tendencias permite evidenciar pérdidas de estabilidad, sesgos crecientes o variaciones sistemáticas, incluso cuando los resultados aún se mantienen dentro de los límites de tolerancia o de la incertidumbre declarada. Asimismo, se considera esencial fortalecer la capacitación del personal técnico en la identificación y el análisis de near-misses o casi-incidentes. El estudio sistemático de situaciones que estuvieron próximas a afectar una medición constituye una de las herramientas preventivas de mayor valor y eficiencia dentro de un sistema de gestión metrológico.

Alcance de acreditación

Su alcance de calibración abarca las siguientes magnitudes:

Masa en la Calibración de pesas patrón desde 1 mg hasta 30 kg mediante el método de comparación y la calibración de instrumentos para pesar de funcionamiento no automático (como balanzas y básculas) en un rango desde 5 mg hasta 450 kg.

Potencia y Energía Eléctrica en la calibración de medidores de energía eléctrica en corriente alterna (AC) para medir energía activa, aplicable a sistemas monofásicos y polifásicos.

Temperatura en la calibración de equipos térmicos, incluyendo termómetros de resistencia de platino, termómetros de indicación digital y termómetros de líquido en vidrio.

Presión en la calibración de equipos de medición de presión mediante comparación directa, específicamente manovacuómetros y manómetros. Volumen en la calibración de patrones volumétricos mediante el método gravimétrico, abarcando capacidades que van de 1 L a 19 L.

Para conocer el detalle completo de su alcance acreditado y el estado de su acreditación, puede visitar el directorio oficial en: www.eca.or.cr

Imagen de equipo de trabajo de INDOCAL